دراسة علمية لزيارة صاحب السمو الملكي الامير فيصل بن خالد لمدينة بللسمر

.الاشراف علي اعمال اللجان الفرعية وتقييمها0
. الاطلاع على عمل اللجان الفرعية وتوجيهها.
. تحديد الاجتماعات الطارئة للجان .
. الاطلاع علي فقرات برنامج الحفل والتعديل عليه.
. تعيين رؤساء اللجان الفرعية للحفل .
. توجية اللجنة المالية لصرف المبالغ المالية للجان الأخرى .
. تحديد الشخص المقدم لكلمة الأهالي .
. تحديد القصائد المختارة والشعار في برنامج الحفل .
.تحديد الاشخاص الممثلين لبللسمر في تقديم الهدية لسموه .
. الموافقة علي الكروكي النهائي لموقع الحفل .
. مخاطبة الدوائر الحكومية في جميع متطلبات الحفل التي تستطيع تقديمها .
-توجية الدعوات للمسئولين والمشائخ .

.تحديد التكلفة العمومية للحفل من خلال الاجماع باللجان الأخرى0
.تقسيم المبلغ على ما يتفق علية اعيان بللسمر.
. تحديد الاجتماعات الطارئة للجان.
.استلام المبالغ من القبائل.
. اشعار اللجنة الرئيسية بالقبائل المتأخرة بالدفع.
. صرف المبالغ للجان الفرعية حسب توجية اللجنة الرئيسية .
. المحاسبة والتدقيق للمبالغ المصروفة وفيما صرفت .
. طلب الفواتير من اللجان الفرعية .
.اعطاء عرض في نهاية العمل للجنة الرئيسية عن الواردات والمصروفات .
.اعداد نماذج خاصة بأوامر الصرف ونماذج التدقيق والحاسبة وسندات استلام .
.اعداد ملف خاص بالمناسبة .

.تحديد التكلفة المالية للحفل وعرضها علي اللجنة العليا0
. تحديد اسماء اعضاء الفرقة من بللسمر.
. اختيار الاشخاص المحترفين في العرضة والمدقال .
. تحديد الشعار المشاركين من بللسمر والاطلاع علي قصائدهم قبل الحفل .
. عمل بروفات للفرقة في مكان عام ومتفق علية قبل الزيارة .
. التنسيق مع مطبلين محترفين والتعاقد معهم .
. توحيد اللبس للمشاركين : ثوب ابيض , غترة بيضاء , جزمة سوداء , وبندق ومقمع وجنبية ذريع وزهاب البارود والحسك .
. استظافة شعار معتمدين ومبدعين من خارج بللسمر بعد موافقة اللجنة العليا .
. عمل البروفة النهائية في مقر الحفل بأشراف اللجنة العليا واللجنة الاعلامية .
. تجهيز البارود والحسك قبل الحفل بوقت كافي .
. التحسب لأي نقص سواء من الشعار او العراضة .

.اعداد عدة برامج مقترحة للحفل وعرضها علي اللجنة الرئيسية العليا0
. تحديد التكلفة المالية لأعمال اللجنة وعرضها على اللجنة العليا.
. تصميم اللوحات الدعائية والاعلامية والترحيبية وتحديد عددها واماكنها وتكاليفها وعرضها على اللجنة العليا .
. التنسيق مع قناة فضائية لتغطية الحفل اعلامياً .
. اعداد فلم وثائقي لعرضة امام الزوار لمدة ثمان دقائق .
. تصميم وتجهيز بطاقات اللجان وتسليمها للجنة العليا .
. تصميم الدعوات والبروشورات والبرنامج وجميع مطبوعات الزيارة وتأمينها وتوزيعها بعد التنسيق مع اللجنة العليا .
. تجهيز نشرة اعلامية عن بللسمر بمعدل ثلاثين ورقة لتوزيعها في الحفل وتدقيق مواضيعها امنيا وثقافيا ولغويا وعرض محتواها على اللجنة العليا واخراجها نهائيا .
.تقديم عدة تصاميم ومقترحات للهدية المقدمة لسموه .
.اختيار مقدم الحفل من ابناء بللسمر والاحتياط لغيابة .
. الاطلاع على القصائد والخطابات المقدمة وتصحيحها وعرضها على اللجنة العليا لاعتمادها .
- تحديد مسمى النشرةتحديد مسمى النشرة الاعلامية عن بللسمر وعرضة للجنة العليا.
-التنسيق مع شركة اعلامية لتجهيز مقر الاحتفال بالصوتيات.
-صياغة واعداد الرسائل الصحفية والتلفزيونية للاحتفال.
-تهيئة رسائل الافتتاح للمشاريع علي المواقع الالكترونية في مقر الحفل والتنسيق مع جهات الاختصاص في ذلك.
-التنسيق مع شركة اعلامية لتوثيق الحفل بالتصوير وانتج فلم وثائقي للزيارة.
-تسليم فواتير مشتروات اللجنةاللجنة الاعلامية للجنة المالية.
-التنسيق مع الصحف اليومية لتغطية الزيارة واعداد ملحق بذلك.
-تجهيز العبارات الترحيبية بالضيف بأسم نواب واعيان واهالي بللسمر في الصحف اليومية قبل الزيارة .
-تجهيز عبارات الشكر والتقدير للزائر الكريم بأسم نواب واعيان واهالي بللسمر في الصحف اليومية بعد الزيارة مباشرة.
-تجهيز منبر الحفل والخلفيات اللازمة.

.تحديد عدد المقاعد في مقر الاحتفال وعرضها علي اللجنة العليا0
. التنسيق مع اللجنة العليا في تحديد عدد الضيوف.
.تخصيص مقاعد الضيوف حسب مكانة الضيف الاجتماعية.
.استقبال الضيف وتوجيهه الي المقعد المخصص لة.
. تجهيز بطاقات حجز المقاعد بحيث تأخذ رقم بطاقة الدعوة .
. التنسيق مع اللجنة الامنية بعدمالسماح لأي شخص بالجلوس علي المقاعد المحجوزة للضيوف .
. الاشراف علي ترتيب مقر الحفل بشكل مميز .
. التأكد من نظافة المقاعد وسلامتها .
.تأمين الزهور الطبيعية اللائقة واللازمة للحفل .
. تأمين الاعلام والزينة والعقود اللازمة لمقر الحفل .
. التعاقد مع شركة مخصصه في الخيام الملكية .
-التنسيق مع البلدية لتجهيز مقر الزيارة وازالة المخلفات وتركيب العقود والاعلام والزينة .
-تأمين الزل والكراسي والكنبات اللازمة لمقر الحفل.
-تغطية ساحة الحفل كاملة بالزل.
-التنسيق مع البلدية لتجهيز سارية لعلم الدولة في ساحة الحفل.
-تخصيص موقع المواطنين في الحفل وتجهيزة بالكامل.
-اعداد كروكي لمقر الحفل وعرضة علي اللجنة العليا.
-تحديد التكلفة المالية لمهام اللجنة كاملة وعرضها على اللجنة العليا .
-تسليم فواتير المشتريات للجنة المالية.

.التنسيق مع احدى الفنادق الفخمة للتخديم0
.تأمين العسل والسمن والفواكة والحلويات والمشروبات.
. التعاقد مع متخصص معتمد ومحترف لتجهيز المشروبات الساخنة من القهوة والشاي .
. تخصيص المواقع للتحصير والقهوة والشاي.
.الاشراف علي تنظيم السفرة وتنظيمها .
. تأمين منصة الحفل بالمشروبات الباردة من الماء والعصيرات الطازجه .
. استقبال الاكلات الشعبية من النواب وترتيبها على علي السفرة بأيدي متخصصين.
. تحديد التكلفة الماليةلطلبات اللجنة وتسليمها اللجنة المالية .
.تسليم فواتير مستروات الضيافة للجنة المالية .